Saturday, February 7, 2009

Mitä asiakirja mahtaa tarkoittaa?

Monissa Suomen kunnissa on käytössä sama ohjelmisto kunnan päätösasiakirjojen Internet-julkaisuun, Kuntatoimisto. Kyse on Hämeenlinnalaisen Triplanin julkiselle sektorille tarkoitettu asianhallintaohjelmisto, joka sisältää myös Internet-julkaisuominaisuudet.

Asioita verkosta selaavan kuntalaisen kannalta ohjelmistossa on yksi erittäin kiusallinen piirre. Asianhallintaohjelmistossa jokainen kokouksessa käsiteltävä pykälä pilkotaan omaksi dokumentikseen. Kyse on vielä Word-dokumentista, jonka avaamiseen tarvitaan erillinen tekstinkäsittelyohjelma.

Kuntalaisen kannalta ongelmallisinta asiassa on se, että yksittäisessä kokouspöytäkirjan pykäläkohtaisessa dokumentissa ei ole minkäänlaisia tunnisteita, joista kävisi ilmi mistä kokouksesta ja pöytäkirjasta on kyse. Esimerkki Kaarinan kaupunginhallituksen 2.2. 2009 pitämän kokouksessa käsitellystä pykälästä numero §84, jossa aiheena Kaarinan Vihreiden tekemä aloite vanhemmille myönnettävästä kuukauden palkallisesta vapaasta lapsen aloittaessa koulunkäynnin. Suora linkki pöytäkirjan tähän pykälään.

Kyseisessä dokumentissa ei ole mainittu kokouksen päivämäärää eikä sitä, minkä kokouksen pykälä se on. Maininta siitä, että kyse on 84§ on vasta alimpana. Myöskään kokouksen pöytäkirjan "kansilehti", kuten sitä Kaarinan kaupungin Ktweb-sivuilla nimitetään, ei sisällä mainintaa siitä, mistä kokouksesta on kyse.

Tällainen käytäntö on ongelmallinen siksi, että on mahdollista rakentaa sellaisia pöytäkirjan näköisiä linkkikokoelmia, jotka ovat kuitenkin puuta heinää.

Esimerkki:

Kaarinan kaupunginhollituksen pöytäkirja 12.1. 2009:

-1 Pöytäkirjan kansilehti (läsnäolijat)

48 KAUPUNGINVALTUUSTON KOKOUKSET, KOKOONTUMISPAIKKA JA KOOLLEKUTSUMISTAPA VUONNA 2009
49 KUNNALLISISTA ILMOITUKSISTA TIEDOTTAMINEN VUOSINA 2009 - 2010
50 KAARINAN MAA-AINESTAKSAN TARKISTAMINEN UUTTA KUNTAJAKOA VASTAAVAKSI
51 TAMMENMÄEN JATKO-OSAN ASEMAKAAVAN MAANKÄYTTÖSOPIMUS
52 UNTOLANTIEN ALUEEN JATKO-OSAN ASEMAKAAVAN MAANKÄYTTÖSOPIMUKSET
53 PIISPANRISTIN KERROSTALOALUEEN MAANKÄYTTÖSOPIMUS: YIT-RAKENNUS OY
54 KAUPUNGINVALTUUSTON KOKOUKSET, KOKOONTUMISPAIKKA JA KOOLLEKUTSUMISTAPA VUONNA 2009
55 KUNNALLISISTA ILMOITUKSISTA TIEDOTTAMINEN VUOSINA 2009 - 2010
56 PUUTTUVIEN VIRKOJEN PERUSTAMINEN
57KAARINAN MAA-AINESTAKSAN TARKISTAMINEN UUTTA KUNTAJAKOA VASTAAVAKSI

Ja niin edelleen...

Jekkuna tässä "kaupunginhollituksen kokouspöytäkirjassa" on se, että se on tekaistu. Pykälät ovat kaupunginhallituksen pöytäkirjoista 52§ saakka ja kaupunginvaltuuston pöytäkirjoista 53§ eteenpäin.

Minulle tästä mahdollisuudesta herää sellainen kysymys, että onko tällainen "pöytäkirjojen" julkaisutapa lainkaan järkevä. Yksinkertaisinta mielestäni olisi julkaista koko pöytäkirja yhtenä PDF-tiedostona ja ilmoittaa WWW-sivulla tiedoston tarkistussumma, jotta asiakirjan autenttisuus voidaan varmistaa. Asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen olisi myös erittäin järkevää.

Olennaista on mielestäni pohtia, mitä käsite "asiakirja" tarkoittaa. Mielestäni verkossa julkaistavan pöytäkirjan pitäisi muodostaa yksi yhtenäinen asiakirja, jossa on joka sivulla ylä- tai alatunnisteessa merkinnät siitä, mistä kokouksesta on kyse. Mallia voi ottaa vaikka Turun kaupungin pöytäkirjapohjasta. Tosin Turun kaupungissakaan ei pöytäkirjoja saatavina yhtenäisinä PDF-dokumentteina.

On selvää, että asioiden tila johtuu siitä, että ensin on rakennettu asianhallintajärjestelmä ja sen päälle on tehty julkaisuominaisuus. Tämä on aivan ymmärrettävää. Voisi kuitenkin olla järkevää miettiä sitäkin, miten kunnat toimittavat asiakirjansa arkistoitaviksi Kansallisarkistoon. Sen tiedon perusteella, mitä olen saanut on oletettavaa, että asiakirjat tulee toimittaa sinne kuitenkin PDF/A-muotoisina. Samalla ne saadaan kansalaisten luettaviksi yhteensopivassa ja vaivattomassa muodossa suljettujen toimistoasiakirjaformaattien sijaan.

No comments: